THÔNG TƯ
Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

* Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

Phụ lục I
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)
Stt Tên loại văn bản hành chính Chữ viết tắt
1 Nghị quyết (cá biệt) NQ
2 Quyết định (cá biệt) QĐ
3 Chỉ thị (cá biệt) CT
4 Quy chế QC
5 Quy định QyĐ
7 Thông báo TB
8 Hướng dẫn HD
9 Chương trình CTr
10 Kế hoạch KH
11 Phương án PA
12 Đề án ĐA
13 Dự án DA
14 Báo cáo BC
15 Biên bản BB
16 Tờ trình TTr
17 Hợp đồng HĐ
18 Bản cam kết CK
19 Giấy chứng nhận CN
20 Giấy ủy quyền UQ
21 Giấy mời GM
22 Giấy giới thiệu GT
23 Giấy nghỉ phép NP
24 Giấy đi đường ĐĐ

Phụ lục IV
MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO
(Kèm theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ)

Stt Thành phần thể thức và chi tiết trình bày Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ minh họa
Phông chữ Times New Roman Cỡ chữ
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
1 Quốc hiệu
– Dòng trên In hoa 12-13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 12
– Dòng dưới In thường 13-14 Đứng, đậm Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 13
– Dòng kẻ bên dưới

2 Tên cơ quan, tổ chức
– Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp In hoa 12-13 Đứng BỘ TÀI CHÍNH 12
– Tên cơ quan, tổ chức In hoa 12-13 Đứng, đậm CỤC QUẢN LÝ GIÁ 12
– Dòng kẻ bên dưới

3 Số, ký hiệu của văn bản In thường 13 Đứng Số: 15/QĐ-BNV; Số: 05/BKHCN-VP; Số: 12/UBND-VX 13
4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản In thường 13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2009 13
5 Tên loại và trích yếu nội dung
a Đối với văn bản có tên loại
– Tên loại văn bản In hoa 14 Đứng, đậm CHỈ THỊ 14
– Trích yếu nội dung In thường 14 Đứng, đậm Về công tác phòng, chống lụt bão 14
– Dòng kẻ bên dưới

b Đối với công văn
Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng V/v nâng bậc lương năm 2009 13
6 Nội dung văn bản In thường 13-14 Đứng Trong công tác chỉ đạo… 14
a Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết
– Từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương In thường 14 Đứng, đậm Phần I Chương I 14
– Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đậm QUY ĐỊNH CHUNG QUY ĐỊNH CHUNG 14
– Từ “mục” và số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Mục 1 14
– Tiêu đề của mục In hoa 12-13 Đứng, đậm GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH 13
– Điều In thường 13-14 Đứng, đậm Điều 1. Bản sao văn bản 14
– Khoản In thường 13-14 Đứng 1. Các hình thức… 14
– Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với … 14
– Tiết In thường 13-14 Đứng – 14
– Tiểu tiết In thường 13-14 Đứng + 14
b Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết
– Từ “phần” và số thứ tự In thường 14 Đứng, đậm Phần I 14
– Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đậm TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ… 14
– Số thứ tự và tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đậm I. NHỮNG KẾT QUẢ… 14
– Khoản:
Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đậm 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng 14
Trường hợp không có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… 14
– Điểm In thường 13-14 Đứng a) Đối với …. 14
– Tiết Đứng – 14
– Tiểu tiết Đứng + 14
7 Chức vụ, họ tên của người ký
– Quyền hạn của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. BỘ TRƯỞNG 14
– Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng, đậm CHỦ TỊCH THỨ TRƯỞNG 14
– Họ tên của người ký In thường 13-14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A Trần Văn B 14
8 Nơi nhận
a Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân In thường 14 Đứng 14
– Gửi một nơi Kính gửi: Bộ Công thương 14
– Gửi nhiều nơi Kính gửi:
– Bộ Nội vụ;
– Bộ Kế hoạch và Đầu tư;
– Bộ Tài chính.
14
b Từ “nơi nhận” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân
– Từ “nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận: Nơi nhận: (đối với công văn) 12
– Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản, bản sao In thường 11 Đứng – Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, …;
– ……..;
– Lưu: VT, TCCB. – Như trên;
– ……..;
– Lưu: VT, NVĐP. 11
9 Dấu chỉ mức độ khẩn In hoa 13-14 Đứng, đậm HỎA TỐC THƯỢNG KHẨN KHẨN
13
10 Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành In thường 13-14 Đứng, đậm XEM XONG TRẢ LẠI LƯU HÀNH NỘI BỘ
13
11 Chỉ dẫn về dự thảo văn bản In hoa 13-14 Đứng, đậm DỰ THẢO DỰ THẢO 10
13
12 Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản In thường 11 Đứng PL.(300) 11
13 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax In thường 11-12 Đứng Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn kiếm, Hà Nội
ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX
E-Mail: Website: 11
14 Phụ lục văn bản
– Từ “phụ lục” và số thứ tự của phụ lục In thường 14 Đứng, đậm Phụ lục I 14
– Tiêu đề của phụ lục In hoa 13-14 Đứng, đậm BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 14
15 Số trang In thường 13-14 Đứng 2, 7, 13 14
16 Hình thức sao In hoa 13-14 Đứng, đậm SAO Y BẢN CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC 14
Ghi chú: Cỡ chữ trong cùng một văn bản tăng, giảm phải thống nhất, ví dụ: Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 13, dòng dưới cỡ chữ 14; nhưng Quốc hiệu, dòng trên cỡ chữ 12, thì dòng dưới cỡ chữ 13; địa danh và ngày, tháng, năm văn bản cỡ chữ 13.
Mẫu 1.1 – Nghị quyết (cá biệt)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /NQ-….(3)… …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

NGHỊ QUYẾT
………………….. (5) …………………..

THẨM QUYỀN BAN HÀNH
Căn cứ
Căn cứ ;
;
QUYẾT NGHỊ:
Điều 1. (6)

Điều …

Điều …

Nơi nhận:
– Như Điều …;
– ……..;
– Lưu: VT, …. (7) A.xx (8) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành nghị quyết.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung nghị quyết.
(6) Nội dung nghị quyết.
(7) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (nếu cần).
(8) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu 1.2 – Quyết định (quy định trực tiếp)
TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: (3) /QĐ-….(4)… …. (5)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ………………….. (6) …………………..

THẨM QUYỀN BAN HÀNH (7)……
Căn cứ (8) ;
Căn cứ (9) ;
Xét đề nghị của ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. (10)

Điều …
./.

Nơi nhận:
– Như Điều …;
– ……..;
– Lưu: VT, …. (12) A.xx (13) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (11)

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(3) Đối với quyết định cá biệt, không ghi năm ban hành giữa số và ký hiệu của văn bản.
(4) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành quyết định.
(5) Địa danh
(6) Trích yếu nội dung quyết định.
(7) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Bộ trưởng Bộ…., Cục trưởng Cục…., Giám đốc…, Viện trưởng Viện …., Chủ tịch…); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban thường vụ…., Hội đồng…., Ủy ban nhân dân….).
(8) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định (văn bản thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức).
(9) Các văn bản pháp lý liên quan trực tiếp đến vấn đề giải quyết trong nội dung quyết định.
(10) Nội dung quyết định.
(11) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Bộ trưởng, Cục trưởng, Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM. Ủy ban nhân dân, TM. Ban Thường vụ, TM. Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản; các trường hợp khác thực hiện theo hướng dẫn tại Khoản 1, Điều 12 của Thông tư này.
(12) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(13) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).
Mẫu 1.9 – Giấy mời
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GM- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY MỜI
………….. (5)………………

(2) trân trọng kính mời:
Ông (bà) (6)
Tới dự (7)

Thời gian:
Địa điểm

./.

Nơi nhận:
– …………;
– ……………;
– Lưu: VT, …. (8) A.xx (9) QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành giấy mời.
(4) Địa danh
(5) Trích yếu nội dung cuộc họp.
(6) Tên cơ quan, tổ chức hoặc họ và tên, chức vụ, đơn vị công tác của người được mời.
(7) Tên (nội dung) của cuộc họp, hội thảo, hội nghị v.v…
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).
(9) Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản phát hành (nếu cần).

Mẫu 1.11 – Giấy giới thiệu
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GGT- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY GIỚI THIỆU

(2) trân trọng giới thiệu:
Ông (bà) (5)
Chức vụ:
Được cử đến: (6)
Về việc:

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.
Giấy này có giá trị đến hết ngày ./.

Nơi nhận:
– Như trên;
– Lưu: VT. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản (cấp giấy giới thiệu).
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu.
(6) Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc.

Mẫu 1.12 – Biên bản
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /BB- … (3)….

BIÊN BẢN
………… (4) …………..

Thời gian bắt đầu
Địa điểm
Thành phần tham dự

Chủ trì (chủ tọa):
Thư ký (người ghi biên bản):
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp/hội nghị/hội thảo):

Cuộc họp (hội nghị, hội thảo) kết thúc vào ….. giờ ….., ngày …. tháng ….. năm …… ./.

THƯ KÝ
(Chữ ký)

Họ và tên CHỦ TỌA
(Chữ ký, dấu (nếu có))
(5)
Họ và tên

Nơi nhận:
– ……….;
– Lưu: VT, hồ sơ.

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
(4) Tên cuộc họp hoặc hội nghị, hội thảo.
(5) Ghi chức vụ chính quyền (nếu cần).

Mẫu 1.16 – Giấy nghỉ phép
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: /GNP- … (3)…. …. (4)…. , ngày ….. tháng ….. năm 20…

GIẤY NGHỈ PHÉP

Xét Đơn xin nghỉ phép ngày của ông (bà)
(2) …………………… cấp cho:
Ông (bà): (5)
Chức vụ:
Nghỉ phép năm ………. trong thời gian: …………., kể từ ngày ………. đến hết ngày
tại (6)

Nơi nhận:
– …. (7)….;
– Lưu: VT, …. (8)…. QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên
Xác nhận của cơ quan (tổ chức) hoặc chính quyền địa phương nơi nghỉ phép

(Chữ ký, dấu)

Họ và tên

Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy nghỉ phép.
(4) Địa danh
(5) Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được cấp giấy phép.
(6) Nơi nghỉ phép.
(7) Người được cấp giấy nghỉ phép.
(8) Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần).